PERSONDATAPOLITIK

Behandling af personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere mv.

Indledning
Denne politik er en del af Bakobs samlede dokumentation for, at virksomhedens overholder den gældende persondatalovgivning.
 
Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og Bakob behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er Bakob opmærksom på, at denne alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom disse alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.
 
Bakobs behandling af personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Bakob gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en kunde eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som Bakob ikke længere har noget grundlag for at behandle.
 
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Bakob som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger.
 
Navn:                            Bakob ApS
Adresse:                      Th. Bergsgade 12, 9900 Frederikshavn
CVR nr.:                        CVR nr. 20 04 71 00
E-mail:                          bakob@bakob.dk
 
BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Som et led i det daglige arbejde hos Bakob behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores potentielle og eksisterende kunder, samarbejdspartnere og leverandører. Bakob er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger.
 
Grundlaget for at behandle personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere mv. vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale, som du eller den virksomhed, du er ansat i, har indgået med os. Derudover behandler vi ligeledes personoplysninger for at overholde en retlige forpligtelse, herunder for at overholde hvidvaskloven, persondataforordningen, databeskyttelsesloven, regnskabsloven samt bogføringsloven.
 
Ved modtagelse af henvendelser
Når du retter henvendelse til os pr. mail eller almindelig post behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen ned. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder, samarbejdspartnere mv. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, ned i vores system.
 
Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger, f.eks. cpr. nr. eller helbredsforhold, medmindre dette er nødvendigt for, at vi kan håndtere det, henvendelsen drejer sig om.
 
Håndtering af deltagere ved arrangementer
Hvis Bakob er vært ved et arrangement, hvor det er nødvendigt med tilmelding, behandler vi kontaktoplysninger om deltagerne i arrangementet i form af deres navn, hvor de arbejder/titel samt e-mailadresse.  Dette gør vi naturligvis for at kunne håndtere tilmeldingerne til arrangementet, og vi anvender alene oplysningerne til dette formål.
 
Hvis du deltager i et arrangement, skal du være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder fra arrangementet og deler dem på vores hjemmeside. Formålet hermed er at brande de arrangementer, vi afholder samt Bakob som helhed. Hvis du ikke ønsker at være med på eventuelle situationsbilleder, kan du blot oplyse os herom ved starten af et arrangement.
 
Håndtering af kundeoplysninger
Vi knytter altid en bestemt kontaktperson til vores kunder, og derfor behandler vi altid en række almindelige personoplysninger iom vedkommende i form af:
 

• Navn
• E-mailadresse
• Telefonnummer

 
Hvis du er privat kunde registrerer vi desuden dit fødselsdato og i særlige tilfælde dit cpr. nr., hvis vi skal bruge det i forbindelse med en indberetning til myndighederne. 
 
Bakob indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.   
 
Vores håndtering af dine personoplysninger foregår adskilt fra alle andre sager, og det er kun de medarbejdere, som beskæftiger sig med denne sagstype, der må have adgang til din sag. Derudover er tilgangen til vort sagshåndteringssystem beskyttet med en særskilt og personlig kode for hvert enkelt bruger.
 
Hvidvaskoplysninger
I særlige sagstyper er vi forpligtede efter hvidvaskloven til at indhente og opbevare hvidvaskoplysninger. Dette betyder, at vi skal indhente en kopi af dit pas og kørekort og/eller sygesikringsbevis. Disse kopier/oplysninger registrerer vi ligeledes i vort system, og vi gemmer dem i 5 år, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af hvidvaskloven. For nærmere beskrivelse henvises til menupunktet Hvidvaskpolitik.
 
Brug af netværk
Når du besøger os, har du mulighed for at logge på vores gæste-wifi. Dette kan du kun, hvis du er fysisk til stede i vores bygninger. Når du benytter vores gæste-wifi, får du udleveret en kode fra Bakob.
 
OPBEVARINGSPERIODE OG SLETTEPROCEDURER
Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.
 
Hvis du retter henvendelse til os
Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi opretter en konkret sag, vil du herefter blive betragtet som kunde hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af sagsakter (se nedenfor). 
 
Hvis du har tilmeldt dig et arrangement
Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i 12 måneder fra, at arrangementet er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i arrangementet med henblik på at forbedre indholdet af arrangementet, hvis vi senere udbyder samme arrangement igen. Vi anvender derfor ikke deltagernes oplysninger til eksempelvis at invitere dem igen eller generel markedsføring.
 
Opbevaring af personoplysninger og sagsakter
Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante sagsrelaterede oplysninger, herunder personoplysninger, i 5 år fra, at din sag er afsluttet. Vi sletter dog ikke personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav, f.eks. hvis der opstår en tvist eller som følge af økonomiske udeståender mellem dig og Bakob, som medfører, at vi har behov for at gemme sagsakterne i længere tid.
 
Vi opbevarer sagsakterne for at kunne dokumentere sagsforløbet, hvis der skulle opstå en tvist i forhold til den rådgivning/bistand, vi har udført. Øvrige personoplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere kunde- eller samarbejdsforholdet, vil blive slettet løbende og på det tidspunkt, hvor vi vurderer, at vi ikke længere har et sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
 
Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale og oplysninger indhentet til brug for overholdelse af hvidvaskloven (legitimationsoplysninger) i 5 år. Dette gør vi for at overholde henholdsvis bogføringsloven og hvidvaskloven.
 
SIKKER BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Bakob behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.
 
VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjemand, medmindre vi har et særligt grundlag herfor. Det kan enten være fordi, vi er forpligtede til at udlevere dem til offentlige myndigheder, f.eks. udlevering af hvidvaskoplysninger, eller fordi videregivelse følger af den aftale, vi har med dig som kunde/samarbejdspartner. Vi videregiver desuden i nogle tilfælde oplysninger til vores revisor i forbindelse med udarbejdelsen af vores årsregnskab eller til vores advokat, hvis der opstår en juridisk tvist, som advokaten skal bistå med at løse.
 
Hvis du er kunde hos os, kan det være nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre aktører. Det kan eksempelvis være videregivelse af kontaktoplysninger på en bestemt person virksomheden til offentlig myndigheder og/eller advokater eller revisorer. Dette skyldes, at vi mange tilfælde er forpligtede til at videregive de oplysninger, som knytter sig til vores kunder, i henhold til lovgivningen eller for at kunne opfylde den aftale, vi har indgået med dig som kunde.
 
Hvis du er privat kunde betyder det således, at vi videregiver dine kontaktoplysninger samt dit cpr. nr. til de relevante myndigheder, hvis dette sker som et led i opfylden af den aftale, vi har indgået med dig, eksempelvis om at forestå fortoldningen af en række varer.
 
RETTIGHEDER
Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.  
 
Ret til indsigt i egne personoplysninger
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.
 
Ret til at få rettet urigtige personoplysninger
Såfremt Bakob behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.
 
Ret til sletning
Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.
 
Ret til at gøre indsigelse
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om dennes legitime interesser går forud for kundens/samarbejdspartnerens interesser.
 
Dataportabilitet
Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i en almindelig anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.
 
Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.
 
Klagevejledning til Datatilsynet
Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilysnet.dk.